Redes sociales: ¿Afectan la eficiencia empresarial?

Cuando los responsables de administrar y conservar la planta procesamiento y áreas afines están en sus instalaciones, deben realizar las tareas antes mencionadas con la misma celeridad. 

Si hay visitantes a quienes se les debe mostrar el proceso de las aves, ellos no dejan de cumplir con esa rutina de revisión. 

Por tal motivo, están revisando celulares y tabletas. Estas acciones tienen las siguientes consecuencias:

• Se reduce su capacidad de llevar a cabo la Micro-gestión Integral, con el fin de constatar estos aspectos: 

• Calidad del proceso
• ¿Rendimiento en seco de las carcasas está dentro del porcentaje establecido por la compañía?
• Nuevas oportunidades de mejoramiento.
• ¡La prolongación de la jornada es la regla y no la excepción! Muchos de ellos salen completamente agotados, preguntándose ¿si vale sacrificar la calidad de vida personal y/o profesional para dar cumplimiento al alud de compromisos cotidianos?

Lo anterior ha modificado la “Forma de Trabajar”, siendo la principal característica mantener una continua comunicación con todos aquellos que los contactan por este medio social. Este fenómeno se denomina: “Mente de Colmena Hiperactiva” 

Secuelas: el personal permanece más de la tercera parte de su tiempo laboral consultando el correo, comprobando si hay nuevos mensajes. Esta acción recurrente produce que su trabajo normal se demore en ejecutarlo debido a la distracción de su atención, incidiendo gravemente en su nivel de eficacia esperado por la compañía que lo contrató.

. Los efectos fisiológicos son:

• Reduce el rendimiento cognitivo
• Genera una sensación de continuo agotamiento

Estas secuenciales actividades que le han sido asignadas encajan dentro del concepto de Multitareas. 

Esta estrategia operacional que se ha popularizado debe ser reconsiderada, dados los efectos negativos que ocasionan tanto en la gente como en las empresas donde laboran.

PRINCIPIOS GERENCIALES

En aras de solucionar este problema viral muchas organizaciones han decidido poner en ejecución los siguientes principios gerenciales:

1.-PRINCIPIO DEL CAPITAL DE LA ATENCIÓN

Promueve la implementación de formas de trabajar basadas en procesos diseñados para obtener el máximo provecho al cerebro humano, minimizando las dificultades innecesarias. 

Para tal efecto, se deben realizar tareas exclusivas con el propósito de optimizar el tiempo del personal. Esta decisión implica centrar la atención solo en una actividad y cuando la concluye, continúa con otra.

Lo anterior se complementa utilizando el “Tablero de Trello – Devesh”. Este cuadro se puede manejar manual o digitalmente, donde se registra el estado en que se encuentran las tareas asignadas. 

Las siguientes preguntas son una guía metodológica:

• Esperando tratar con…
• Pendiente de acordar plazo con…
• Debatir en la próxima reunión con…
• Discutir en el siguiente comité de…
• Aguardando recibir respuesta de…
• Ejecución en esta semana

El éxito de este principio demanda que los responsables de ejecutar las acciones asignadas participen en la respectiva programación para que se sientan involucrados todo el tiempo

2.-PRINCIPIO DEL PROCESO

Premisa: “Se pueden optimizar los procesos, no a las personas”

Mejorando los procesos que llevan a cabo quienes dirigen las compañías en los distintos niveles, permite aumentar significativamente su rendimiento y hacer que el trabajo sea mucho menos agotador. Centrar la atención en una actividad al tiempo es la clave.

Los jefes de cada área de las empresas inician su labor diaria analizando el estado en que se encuentran cada una de las actividades asignadas a sus colaboradores. 

Dependiendo del avance logrado define el plan de acción a seguir cotidianamente. Durante la jornada el personal hace su trabajo exclusivamente. 

Cada responsable de las distintas secciones de la organización revisa toda la información que llega a través de las redes sociales. Dependiendo de su importancia las clasifica y distribuye para el día siguiente. Finalizado el turno, el personal a su cargo sale de la empresa.

Características de los procesos “eficaces”:

• Es fácil de comprobar ¿Quién está haciendo qué y cómo va?

• El trabajo puede desarrollarse sin cantidades significativas de comunicación no programada.

• Existe un procedimiento conocido por todo el personal, para actualizar las asignaciones de trabajo a medida que se avanza.

3.-PRINCIPIO DEL PROTOCOLO

Diseñar reglas que optimicen cuándo y cómo se organizan las tareas supone una molestia a corto plazo, pero puede originar a una mayor productividad a largo plazo.

Si se invierte más tiempo en establecer las pautas para coordinar el esfuerzo necesario y desarrollar esta actividad, permitirá que el trabajo se haga “eficazmente”.

4.-PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACIÓN

Nadie pone en duda todos los beneficios operacionales proporcionados al utilizar computadores.

Sin embargo, estudios sobre estos temas plantean a menudo esta interrogante: ¿El nivel de productividad alcanzado satisface las expectativas iniciales cuando salen al mercado? 

Por otra parte, quienes consideran al computador como su indispensable herramienta de trabajo, se preguntan: ¿Si es posible reducir el grado de sofisticación tecnológica que lo complementa para que su utilización sea sencilla, contribuyendo en el mejoramiento de la productividad esperada? 

En algunas empresas muchos usuarios manifiestan su inconformidad por el tiempo dedicado para su cabal empleo. Esta limitante produce tiempos improductivos dado que los usuarios deben ser personas multifuncionales. 

Como el problema de la “Mente de Colmena Hiperactiva” se deriva de las periódicas interrupciones, ocurridas durante el desarrollo del trabajo para el cual las personas fueran contratadas, se torna perentorio tener presente los siguientes retos:

• Reducir la tendencia a la no especialización. Investigadores han podido comprobar que efectivamente efectuar tareas excesivas siguiendo un programa de trabajo establecido por quien dirige la sofisticada área de informática, facilitan el cumplimiento de las tareas asignadas.

• Al minimizar la cantidad de obligaciones diferentes que deben atenderse, se consigue un espacio de sosiego necesario para optimizar los métodos de trabajo requeridos y manejar las tareas restantes, hecho que repercute en la eficiencia personal y corporativa. 

Entonces el principio de especialización es hacer menos actividades durante la jornada, pero con más calidad y responsabilidad en cada una, logrando mayor productividad.

CONCLUSIONES

La avalancha cotidiana de mensajes que recibimos crea un estado psicológico denominado “Mente de Colmena Hiperactiva”. En consecuencia, la actividad superficial que no hacemos al revisar esta información nos mantiene dentro de un ambiente estresante, afectando nuestra calidad de vida laboral y familiar. 

Por lo anterior, el trabajo que diariamente realizamos debe enmarcarse en estas premisas:

• ¡Hacer menos, pero con mejor calidad!
• Contratar para lo que no sabemos bien, así no generaremos tiempos improductivos intentando entender cómo debe efectuarse esas actividades que se salen de nuestro campo de acción.
• Si realizamos una labor especializada se aumenta el valor agregado de los productos y/o servicios que ofrecen las compañías.
• Los periódicos cambios tecnológicos que caracterizan la era digital no son cuantitativos, sino cualitativos. Cuando se producen verdaderos sunamis organizacionales.

Por último, nuestros retos diarios podemos resumirlos así:

• Debemos aprender a manejar la tecnología en lugar de ¡ser utilizados por ella!

• Encontrar una mejor manera de trabajar dentro de la actual cultura obsesionada por la conectividad permanente y la inmediatez de las respuestas.

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